Wijze van functioneren van de raad van toezicht
Het functioneren van de raad van toezicht van ZZG is beschreven in de statuten van ZZG en in het daarvan afgeleide reglement van de raad van toezicht. Het reglement van de raad van toezicht is aanvullend op hetgeen in de statuten is vastgelegd en beschrijft meer in detail de overeengekomen werkwijze.
Onafhankelijkheid en samenstelling van de raad van toezicht
De raad van toezicht van ZZG bestond in 2024 uit vijf leden. Conform de WTZi en de Wet toetreding zorgaanbieder (Wtza) die vanaf 2022 van kracht is, is de raad van toezicht zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de dagelijkse en algemene leiding van de organisatie en welk deelbelang dan ook onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De leden van de raad van toezicht zijn geen vertegenwoordiger van enige interne of externe partij en handelen zonder last of ruggespraak, maar kijken wel met een brede blik, zich bewust van de maatschappelijke positie van de zorgorganisatie. De leden van de raad van toezicht geven jaarlijks inzicht in de nevenfuncties die worden bekleed en maken melding van wijzigingen daarin. In de Personalia treft u de vereiste informatie aan. Alle leden van de raad van toezicht zijn lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg en Welzijn (NVTZ). Door deel te nemen aan studiedagen van de NVTZ houdt de raad van toezicht voeling met de ontwikkeling van governance in de zorg. De raad van toezicht verklaart in dit verslag onafhankelijk te functioneren ten opzichte van de raad van bestuur.
De samenstelling van de raad van toezicht wordt gekenmerkt door diversiteit in kennis en expertise. Werving gebeurt op basis van een profielschets. De leden zijn in ervaring en persoonlijkheid complementair aan elkaar.
De raad van toezicht heeft een integrale verantwoordelijkheid en werkt met commissies (audit, remuneratie en kwaliteit & veiligheid). Voor de werkzaamheden van de commissies zijn reglementen opgesteld. Alle leden kennen een gelijke, collegiale en daarmee eigen verantwofunctiordelijkheid. Besluiten kunnen worden voorbereid in de verschillende commissies die apart vergaderen, echter worden altijd genomen in de vergadering van de raad van toezicht. De raad van toezicht opereert als team.
De voorzitter van de raad van toezicht heeft aanvullend een aantal taakaccenten die onderscheidbaar zijn van de overige leden. Zo bereidt de voorzitter de agenda van de raad van toezicht voor met de raad van bestuur en onderhoudt de voorzitter individueel en laagdrempelig contact met de individuele leden van de raad van bestuur met als doel beschikbaar te zijn tussen de formele overlegmomenten door.
De overige leden kunnen uiteraard ook individueel met de leden van de raad van bestuur contact onderhouden. De leden van de raad van toezicht stemmen onderling steeds af over de inhoud en over wie wanneer welke taak op zich neemt.
Kennis- en competentieontwikkeling
De door de leden van de raad van toezicht gevolgde bijeenkomsten en cursussen zijn terug te vinden op de website van de NVTZ.
Zelfevaluatie
De raad van toezicht bespreekt periodiek, buiten aanwezigheid van de raad van bestuur, zowel zijn eigen functioneren als dat van de individuele leden van de raad, en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Deze evaluatie en reflectie van de raad van toezicht is opgenomen op de website van de NVTZ. In oktober 2024 heeft - in eigen kring - de zelfevaluatie plaatsgevonden. De volgende zaken zijn daarbij aan de orde gekomen en afgesproken:
- Afgesproken is om vaker onderwerpen voor te bereiden in de commissies. Dit zodat tijdens de commissie vergaderingen meer inhoudelijke verdieping op onderwerpen kan plaatsvinden. Vervolgens zal ook gekeken worden wat er van dat onderwerp in de voltallige raad van toezicht behandeld kan worden. De onderwerpen die zich lenen ter voorbereiding in een commissie, worden tijdens het agenda overleg met de raad van bestuur besproken.
- De raad van toezicht is tevreden over de vroege betrokkenheid bij strategische ontwikkelingen en de gesprekken daarover met de raad van bestuur. Om het strategisch partnerschap verder te versterken, wil de raad van toezicht zich meer richten op het voeren van een dialoog over een thema of onderwerp.
- Afgesproken is om het vooroverleg van de raad van toezicht - vanuit efficiency oogpunt - terug te brengen tot cruciale onderwerpen. In de aansluitende vergadering is ruimte voor een check-in.
Naast de onderlinge samenwerking in de raad van toezicht is ook - tijdens het tweede deel van de zelfevaluatie in aanwezigheid van de raad van bestuur - de samenwerking met de raad van bestuur aan de orde gekomen. Zowel vanuit de raad van toezicht als vanuit de raad van bestuur wordt met tevredenheid teruggekeken op de samenwerking het afgelopen jaar.